書式　に関する情報集

注文書の書式

注文書とは発注依頼の書式のことをいいます。

いわばこちらが、お客様ですからそんなに気を使わなくてもいいのですが、そこは会社同士のこと。

親しき仲にも礼儀あり、でしょう。

注文書は、相手会社が用意している場合もありますので、その場合は迷わずにその雛型を使いましょう。

さて、自分で作成する場合の注文書ですが、一般には、相手の会社に発注するのですから、まず、ヘッドには、「注文書」といれ、左下に、相手の会社名、部署、責任者の名前に「様」の敬称を入れます。

発注者側の社名・部署・責任者を右下に入れ、件名、「○○注文の件」と件名を入れ、品物の商品名、個数、単価、合計金額を入れ発注します。

先方に、発注する側が文書を作る際も要領は同じことになります。

また、よくあるのが、発注場所と納品の場所が違う場合です。

たとえば、備品は本社で一括して購入し、各支店に送る場合などです。

この場合は、当然、納品をしてほしい場所の住所を加えることになります。

また、スケジュールによっては、納品をしてもいい日を指定する場合がありますが、この場合も納品の希望日時を加えることになります。

しょっちゅう取引している相手には、ファックスで送ればいいでしょう。

その際も、ちょっとした気遣いを入れると有効です。

「いつもお世話になります」とか一筆入れると効果的でしょう。

なお、ファックスで送信することも考え、モノクロの印刷にします。

また、発注者が作成する場合には、備考欄を最下段においておき、受注者名や納品管理状況などをメモできるようにしておくと便利です。