書式　に関する情報集

議事録の書式

議事録は、株主総会や会議、打ち合わせの経過、内容を記録しておく書類になります。小さな打ち合わせや、労働組合の専従会議、社内会議、役員会議などさまざまなシーンで、議事録をとっておきます。議事録は会議のメンバーのコンセンサスの統一を記録し、さらには、会議に出席していない人にもオープンにして、その流れを把握する大事な記録になります。もちろん、連絡、伝達にも役立つ書類になります。

速記官という役職もあるとおり、議事録は、内容を正確に記録するのが第一の目的になります。作成した議事録は、誤りがないかどうか、その部署で、点検するくらいでちょうどいいかもしれません。もちろん、配布する前ですよ。だいたい、文書というものはとてもあやふやで、書き方ひとつで、反対の意味にも取られかねないものなのです。役人なんかは、そのあやふやの部分を大いに活用して、文言のお遊びをしているようですね。

わかりにくい、あるいはどちらにもとれる文書というのは、議事録の目的にあきらかに反します。必要な事項を簡潔にまとめ、誤解の発生しない言葉を選びます。箇条書きが適していますね。

議事録の書式としては、会議・会合の日時、場所、出席者の氏名、議題、討議内容、結論、などが必要でしょう。もちろん、世の中には組織の数だけ、作ろうと思えば議事録を作れます。マンションの管理組合の議事録から、役員会まで多様で、その分だけ、書式も考えられます。しかし、どんな体裁でも、上記の内容が最低限、議事録には必要と思われます。

議事録の書式