ビジネスマナー　電話応対 : マナー　辞典

ビジネスマナー　電話応対

ビジネスマナーが必要とされるシーンは、さまざまです。ここでは、電話応対について紹介をしたいと思います。ビジネスでは、電話一本たりともおろそかにはできないのです。電話応対では、電話を受ける方と電話をかける方があります。最初に、電話を受けるビジネスマナーを紹介しておきましょう。

電話を受ける側は、呼び出し音が、最低でも２回以内に出るようにしましょう。そして、他の人宛の電話であれば、３０秒以内を目途に、取次ぎをします。取り次ぐ際には、お客様の要件を簡潔に伝えておくと、お客様が２度手間にならずにすみます。

取り次ぐ相手が不在の場合は、

「申し訳ありませんが、あいにく外出しております。・・・」

と受け答えします。

このとき、お客様が伝言を頼む場合があります。

「電話を折り返しください」とか

「電話があったことを伝えてくれ」とか、

「アポイントの待ち合わせを変えてほしい」とか。

その際は、伝言をメモしておき、不在の相手にメモを置いておきます。メモには伝言取次ぎ者の署名を忘れずに。

このように、どんな案件が来るかわかりませんので、電話のそばには、常に、メモとペンを置いておきます。電話の応対、取次ぎは、正確さと細かい気遣いが要求されます。しっかりと努めたいものです。

一方、電話のかけ方のビジネスマナーですが、まず、だらだら電話をしない、というのが大原則になります。ですから、電話をかける前に、言いたいことを簡単に要約しておくといいと思います。

相手に用件を伝えるために電話をするのですから、何をいいたいか、をまとめているのはとても大切です。そして、電話をかけて、相手の会社が出たら、自分の会社名と名前を名乗って、相手を呼び出してもらいます。

もし、相手が不在の場合、「帰社時間を確認して再度電話する」か「折り返し電話をいただく」かどちらかになります。電話の取次ぎ者の名前、かけた時間をメモしておきます。目的の相手が出た場合、用件を先にいいましょう。

電話の場合、時候の挨拶などは不要です。そして、相手がお客さん、上司の場合は、相手が電話を切るのを待って、切ります。

このように、電話という手段は、ビジネスで円滑に仕事をすすめる大事なコミュニケーションツールです。ビジネスマナーとしての電話応対はいち早くマスターしていただきたいスキルのひとつでしょう。